W końcu w temacie dotacji coś się dzieje, a raczej działo, ponieważ dziś napiszemy, jak można łatwo przegapić interesujący nas nabór. Nie tak dawno wspominaliśmy o naborze dla firm z województwa wielkopolskiego. Był to pierwszy program eksportowy dla firm z Wielkopolski w tym roku, zawarty w nowej perspektywie 2014-2020 w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego. Program wystartował tak szybko, że mało kto zauważył nowy nabór wniosków o dofinansowanie eksportu. A nawet gdy ktoś się zorientował, po czym zdecydował aplikować w tym naborze i podjął w tym celu dopiero pierwsze kroki, to praktycznie nie miał możliwości zdążyć z dokumentacją konkursową niezbędną do ubiegania się o dotacje na eksport. Powód był prozaiczny: termin naboru był bardzo krótki!
Dlaczego tak łatwo przegapić tę szansę?
Wszyscy czekamy na to, aby program został ogłoszony. Wtedy zaczynamy przygotowania. Niestety, wtedy jest już za późno, ponieważ z pewnych przyczyn instytucje organizujące programy dają krótki okres na złożenie wniosku.
Plan rozwoju eksportu
W wypadku aplikowania o dotację na eksport Plan rozwoju eksportu jest niezbędny! Dokument ten był tematem kilku wpisów w naszym Serwisie. Plan rozwoju eksportu trzeba mieć na dzień złożenia wniosku. Jego opracowanie najlepiej zlecić firmie zewnętrznej, która specjalizuje się w tej materii. Taki dokument powinien liczyć około 60-80 stron i zawierać elementy związane ze strategią eksportową. W uproszeniu można napisać, że stanowi on odpowiednik biznesplanu, lecz nie naszej firmy tylko tego, co chcemy zrobić w eksporcie.
Można powiedzieć, że w sumie nic trudnego, ale jako redaktor Serwisu RozwójEksportu.pl, a także jako doradca eksportowy miałem przyjemność opracować kilkanaście takich dokumentów. Zawsze zabiera to około od 4 do 6 tygodni solidnej pracy, a więc stąd konkluzja, że Plan rozwoju eksportu należy mieć już przygotowany, zanim zostanie ogłoszony nabór. W chwili ogłoszenia naboru może być po prostu za późno na jego dokładne, merytoryczne przygotowanie.
Wniosek
Chcąc sfinansować wszystkie działania podane w Planie rozwoju eksportu musimy jeszcze przygotować wniosek do właściwego programu. Prawie 50% pytań z wniosku to informacje, które będą opisane w Planie rozwoju eksportu. Resztę jednak trzeba będzie opisać bazując na wyznacznikach konkretnego programu, w którym zamierzamy startować.
Wsparcie na eksport
Mając wniosek i Plan rozwoju eksportu możemy otrzymać dotację na targi, misje, zakup baz danych, doradztwo, reklamę itp. Jednak pieniądze otrzymamy tylko wtedy, gdy się do tego właściwie przygotujemy. Musimy wiedzieć, czego chcemy i w jaki sposób zamierzamy wydać pieniądze.
Trzeba pilnować terminów naborów, które będą organizowane niekiedy raz na rok, a czasami raz na całe działanie z puli perspektywy 2014-2020. Czasami zdarza się tak, że jest duża liczba chętnych, ale niewystarczająca ilość środków. Wtedy przesuwa się środki z przyszłych naborów i w ten sposób wyczerpuje się alokację dostępną w programie na konkretne działanie. Wówczas nie będzie już następnych naborów i szansa na dofinansowanie działalności eksportowej zostanie zaprzepaszczona.
Zmiany w zakresie działań eksportowych
Startując w programie nie jesteśmy zmuszeni jechać na targi wskazane we wniosku. W biznes wpisana jest dynamika, która wymusza zmiany raz przyjętej strategii, aby dopasować ją do nowej sytuacji i warunków panujących w danym momencie. Zatem skoro biznes się zmienia, to i pewne założenia też się zmieniają. Podobnie jest w dotacjami na eksport. Co prawda, dotacje nie lubią zmian, bo dostaliśmy je na to, co w PRE i wniosku, ale nie są one wykluczone i dopuszcza się zmiany w tych projektach. Mówi się wtedy o aneksach i za każdym razem należy zwracać się z nimi do instytucji udzielającej dofinansowania. Właściwie uzasadniona konieczność korekty wydatków powinna spotkać się z pozytywną opinią takowej instytucji.
Rozliczenie wydatków poniesionych przy realizacji projektu
Przedsiębiorca, któremu została udzielona dotacja na realizację konkretnego wniosku, musi we właściwy sposób potwierdzać poniesione wydatki. Informacje o wydatkach są przedstawiane w sprawozdaniach, do których sporządzania Beneficjent jest zobligowany zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie. Dostajemy dotację, ale musimy się potem z niej rozliczyć.
Warto sięgać po dofinansowania, aby rozwinąć swoją firmę poprzez wdrożenie działań eksportowych. Trzeba przygotować merytoryczny Plan rozwoju eksportu już dziś, aby spokojnie, z chwilą ogłoszenia naboru, móc aplikować, a otrzymaną dotację wykorzystać do skutecznego wejścia na rynki zagraniczne.