Przedsiębiorca zakłada, że napisanie poprawnego wniosku i pozyskanie dofinansowania to największa trudność. Jest to błędne założenie. Równie trudne jest prowadzenie projektu oraz jego końcowe rozliczenie. Rozliczenie projektu współfinansowanego z funduszy unijnych nie polega jedynie na zebraniu odpowiedniej dokumentacji, przygotowaniu sprawozdania i wniosku o płatność. O czym przedsiębiorca powinien pamiętać? Na co zwracać szczególną uwagę przygotowując rozliczenie zrealizowanego projektu?
Beneficjent (czyli podmiot otrzymujący wsparcie), który pierwszy raz się rozlicza, popełnia podstawowy błąd. Bierze się do rozliczania projektu dopiero po zakończeniu jego realizacji. Tymczasem powinien się zapoznać z zasadami rozliczania, zanim rozpocznie przedsięwzięcie, by dowiedzieć się, jakiego rodzaju dokumenty i informacje będą od niego wymagane, jakie dokumenty powinien gromadzić. Niektórych działań – jeśli nie zostaną przeprowadzone w ściśle określonym momencie – nie da się nadrobić. Beneficjent musi się przygotować do rozliczenia projektu już w momencie pisania wniosku. Jeśli beneficjent przystępuje do rozliczenia dopiero po zrealizowaniu projektu, może również naruszyć zasadę konkurencyjności czy prawo zamówień publicznych. Wiadomo, iż nie można rozpisać przetargu po zrealizowaniu przedsięwzięcia. Takie naruszenie stanowi podstawę do rozwiązania umowy o dofinansowanie przez instytucję wdrażającą. Zatem przede wszystkim trzeba sięgać do najważniejszego dokumentu, tj. umowy o dofinansowanie projektu, która szczegółowo określa obowiązki beneficjenta.
Umowa o dofinansowanie projektu jest dokumentem, który należy szczegółowo przeanalizować i precyzyjnie przestrzegać zapisów w nim zawartych. Nieprzestrzeganie obowiązków beneficjenta wynikających z zapisów umowy o dofinansowanie może doprowadzić do poważnych konsekwencji, włącznie z utratą dotacji. Często przedsiębiorcy podpisują umowę o dotację i odkładają ją, nie przeczytawszy warunków stawianych przez instytucję wdrażającą. To okazuje się zgubne, zwłaszcza gdy przedsiębiorca zdecyduje się na jakąkolwiek zmianę w projekcie. Wszelkie zmiany można wprowadzać najpóźniej do dnia formalnego zakończeniem projektu i musi ona zostać zaakceptowana. Potem już nic nie można zmienić.
Zwrot środków następuje wraz z końcowym rozliczeniem lub można też rozliczać się etapowo. Przedsiębiorca w tym celu składa wniosek o płatność wraz z dokumentami potwierdzającymi poniesienie kosztów np. kopie faktur, dowody przelewów za faktury itp. Istotne w tym wypadku jest spełnienie wymogów formalnych związanych z terminowym dostarczeniem do właściwej instytucji końcowego rozliczenia projektu zgodnie ze złożonym wcześniej harmonogramem.
Już od pierwszego wydatku warto trzymać wszystkie dokumenty w jednym miejscu (np. w oddzielnym segregatorze) przechowywać kopie wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu: faktur, przelewów, certyfikatów, wniosków i sprawozdań, ofert, informacji dotyczących promocji i osiągniętych wskaźników. Dokumenty te są niezbędne podczas kontroli, która może zostać przeprowadzona nawet w trakcie realizacji projektu lub po jego zakończenia. W dodatku proszę pamiętać, iż każda faktura musi zostać opisana na drugiej stronie, że została sfinansowana ze środków unijnych.
Zgodnie z zapisami zawartymi w umowie o dofinansowanie projektu, przedsiębiorca jest zobowiązany do złożenia odpowiednich wniosków za pomocą systemu SL2014. Jest to specjalny program stworzony dla wszystkich wnioskodawców programów unijnych, którzy otrzymają wsparcie w latach 2014-2020. Za pomocą tylko tego systemu beneficjenci złożą odpowiednie wnioski o płatność. Po otrzymaniu decyzji o przyznaniu dofinansowania będzie można z owego systemu korzystać. Składanie dokumentów odbywa się przez podpis elektroniczny, więc wszystkie dokumenty można złożyć nie wychodząc z biura.
Wiele problemów sprawia udokumentowanie realizacji odpowiednich wskaźników. Beneficjent musi dowieść, że osiągnął wszystkie założone wskaźniki we wniosku i to jest jego najważniejszy obowiązek. Dlaczego zwracamy na to uwagę? Ponieważ otrzymując dotacje beneficjent obiecał, że np. podpisze 10 kontraktów i wyeksportuje towar za 200 000 zł. Instytucja będzie beneficjenta z tego rozliczać w trakcie realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu.